Kai atlikus tam tikro  dokumento vertimą, vertimas yra susiuvamas kartu su originaliu dokumentu arba šio dokumento kopija bei yra  patvirtinamas vertimų biuro antspaudu.  Ši procedūra patvirtina, kad dokumento tekstas atitinka vertimą. Vertimo patvirtinimas vertimų biuro antspaudu reiškia tai, kad vertimų biuras prisiima atsakomybę už atlikto vertimo kokybę, tačiau tai nereiškia, kad tvirtinamas pateikto dokumento kopijos tikrumas. Jei tai yra būtina, patariama tvirtinti vertėjo parašą ir dokumento kopiją pas notarą. Prieš apsilankant vertimų biure ir prieš  pateikiant dokumentus vertimui, kiekvienam klientui yra svarbu žinoti, kokiai institucijai šis dokumentas skirtas ir koks tvirtinimas reikalingas.

Kai verčiant dokumentus yra reikalingas notaro tvirtinimas, nuvykus pas notarą  būtina  pateikti dokumentų  originalus. Notaras gali tvirtinti vertėjo  parašą ir dokumento kopiją arba tik vertėjo parašą. Jeigu vertimas rišamas su originalu – notaras tvirtina tik vertėjo parašą. Pateikiant dokumentus notarui tvirtinti yra svarbu atkreipti dėmesį į keletą dalykų:

• Ar dokumentas turi  pavadinimą;
• Ar dokumente  nurodyta jį išdavusi institucija;
• Ar dokumentas susideda iš  dviejų, ar daugiau lapų, jeigu taip, jie turi būti susiūti ir patvirtinti antspaudu bei parašu;
• Ar dokumente yra atitinkamos institucijos antspaudas, asmens, išdavusio dokumentą, parašas dokumento išdavimo data bei numeris;
• Jeigu dokumentas išduotas užsienyje ar jis turi specialią žymą Apostille.

Siekiant, kad klientams neiškiltų sunkumų tvirtinant išverstus dokumentus, kiekvienas vertimų biuras turi savo notarus su kuriais glaudžiai bendradarbiauja. Todėl  geriausia išverstus dokumentus tvirtinti tame notarų biure, su kuriuo bendradarbiauja vertimų biuras.

Pristatant dokumentus įvairioms institucijoms dažniausiai reikalaujama, kad notariškai būtų patvirtinti šie dokumentai:

• Asmens tapatybę patvirtinantys dokumentai (pasas, asmens tapatybės kortelė);
• Asmens išsilavinimą, įgūdžius bei kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai ( atestatai, diplomai, pažymėjimai, sertifikatai);
• Įvairios kilmės oficialūs dokumentai (sutartys, įgaliojimai, steigimo dokumentai, pareiškimai, pažymos);
• Įvairūs liudijimai (gimimo, mirties, santuokos);

Dokumentų legalizavimas –  tai dokumente esančio parašo, pasirašiusio asmens pareigų ir antspaudo tikrumo patvirtinimas. Dokumentų legalizavimą Apostille atlieka notarai užsienio diplomatinės atstovybės ar konsulinės įstaigos. Dokumento legalizavimo ar patvirtinimo pažyma (Apostille) reikia tam, kad vienoje valstybėje išduoti oficialūs dokumentai galiotų kitoje valstybėje.

Dokumento Apostilė (Apostille)  –  tai tam tikros formos žyma, kurią Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerija žymi oficialius nekomercinio pobūdžio dokumentus ir patvirtina dokumento tikrumą visose šalyse, prisijungusiose prie Hagos konvencijos.

Dokumento legalizuoti nereikia, jeigu dokumentas skirtas naudoti valstybėje, prisijungusioje prie 1961 m. Hagos konvencijos. Tačiau tokio dokumento tikrumą reikia patvirtinti Apostille Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsuliniame departamente.

Dokumentą legalizuoti reikia, jeigu dokumentas skirtas naudoti valstybėje, neprisijungusioje prie 1961 m. Hagos konvencijos arba nepasirašiusioje su Lietuva sutarties dėl teisinės pagalbos ir teisinių santykių, civilinėse, šeimos ir baudžiamosiose bylose. Dokumentą pirmiausia reikia legalizuoti Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos Konsuliniame departamente arba Lietuvos Respublikos diplomatinėje atstovybėje ar konsulinėje įstaigoje, esančioje užsienio valstybėje, kurioje tie dokumentai yra pateikiami, o vėliau – legalizuoti užsienio valstybės, kurioje jie bus pateikiami, užsienio reikalų ministerijoje arba diplomatinėje atstovybėje ar konsulinėje įstaigoje, esančioje Lietuvoje.

Reikalavimai legalizuojamiems dokumentams:

• turi būti išversti į tos valstybės, kurioje bus pateikiami, kalbą (arba anglų kalbą),
• vertimas turi būti susegtas su originaliu dokumentu, susegimas patvirtintas vertimų biuro arba notarine tvarka,
• nuorašai turi būti patvirtinti notarine tvarka.

Reikalavimai dokumentams, kurie gali būti legalizuojami ar tvirtinami pažyma (Apostille):

• Lietuvos Respublikoje išduoti dokumentai, kurie pateikiami legalizuoti ar tvirtinti pažyma (Apostille), turi būti pasirašyti kompetentingo pareigūno ir patvirtinti dokumentą išdavusios valstybės institucijos antspaudu su Lietuvos valstybės herbu.
• Lietuvos Respublikoje išduotų dokumentų nuorašai legalizuojami ar tvirtinami pažyma (Apostille) tik tada, kai jų tikrumas yra paliudytas notariškai.
• Lietuvos Respublikoje pažyma (Apostille) tvirtinami tik Lietuvos Respublikoje išduoti dokumentai. Pažyma (Apostille) netvirtinami diplomatų ir konsulinių pareigūnų išduoti dokumentai ir tiesiogiai su prekybos arba muitinės operacijomis susiję administraciniai dokumentai.

Dokumentai, išduoti iki 1990 m. kovo 11 d., turintys Lietuvos Tarybų Socialistinės Republikos  (LTSR) atributiką, nėra nei legalizuojami, nei tvirtinami pažyma (Apostille). Jie turi būti pakeisti naujais dokumentais.